TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

 Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir. Este es el resultado de crear una Tabla Dinámica.

VALIDACIÓN DE DATOS

Para la realización de datos en Excel es necesario seguir los siguientes pasos:

Paso 1

Seleccionamos la celda (o las celdas con las mismas características) en las que deseamos que se validen los datos (direcciones, fechas, teléfonos, etc.).

Paso 2

Escogemos el tipo de datos que queremos que valide, por ejemplo, que al introducir información en una celda solo admita números dentro de un intervalo determinado, o podemos escoger que sólo admita formato de fechas, etc. También podemos definir el texto que queremos que aparezca en el momento de introducir la información en una celda que valide formato, o el texto que queremos que aparezca cuando se introduzca información no válida en una celda que valida formato.

Para acceder al menú de la Validación de Datos, en la versión de Excel 2003 y anteriores, se ha de ir al menú Datos, Validación.

Resultado:

En la celda o celdas seleccionadas sólo podremos introducir el tipo de datos que hayamos fijado como válidos

GRAFICOS

Para realizar gráficos se parte de unos datos con el Asistente de gráficos.

• Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
• Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico.
• En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de gráficos

Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir de que grupo queremos el gráfico y dentro del tipo de gráfico seleccionar a la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Líneas y hemos seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos disponibles.

• En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el gráfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el gráfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de gráfico debemos escribir el rango correcto.

• En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos añadir un título a los ejes del gráfico., En nuestro caso añadimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical como títulos explicativos de los ejes.

• El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico. Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el gráfico.

• Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del gráfico y moviéndonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamaño del gráfico.

Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos en que se encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el número 46 por 99 y pulsamos Enter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.

FORMULAS Y FUNCIONES

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Sumar números.

• Marcamos los números que deseamos sumar.
• Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).

La anterior fórmula se compone de:

• Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto.
• A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA

Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos  y B7.El formato es por ejemplo  B4:B7SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS

Vamos a sumar por filas y por columnas. 

• Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
• Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.

• Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.

Y el resultado es que:

• Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.
• Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.
• Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas

 Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.

SUMAR
Para sumar directamente varios números:

• Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
• Sumamos utilizando el signo +
• Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.

 Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

• Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.
• Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
• Potencias.  elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enteren la celda aparece el resultado de 16 

 EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTÚAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:

• Primero las operaciones entre paréntesis.
• Las potencias
• Las multiplicaciones y divisiones
• Sumas y restas. 

 EJEMPLO

Realizar la operación 4*(4-3)

Primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.

Por tanto el resultado es 4

  

FUNCIONES

Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos

Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

• Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.
• El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
• El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.

• Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro

  =SUMA(A1;A2;A3;A4)

Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. 

PARA PEGAR UNA FUNCIÓN:

• En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función

• Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categoría de la función. En nuestro ejemplo la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.  Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función, el nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. Luego se especifica las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la media aritmética. Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentos seleccionados

.

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

• Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

SELECCIONAR COLUMNAS

• Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.

• Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y nos desplazamos a las siguientes columnas.

Para seleccionar un conjunto de celdas  salteadas: 

1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. 
2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botón del ratón y nos movemos a D3
3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón

Manejo de Fuentes

Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.

• También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones.

ALINEACION DE DATOS

• Seleccionamos las celdas correspondientes a los números o el texto que queremos centrar, alinear a la derecha, alinear a la izquierda o centrar. Por ejemplo para centrar: 
• En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.

Otra manera para realizar la alineación es: 

• Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón
• Pulsamos sobre Formato de celdas
• Pulsamos sobre la pestaña Alineación
• Y en Horizontal seleccionamos Derecha
• 

DESCRIPCIÓN DE EXCEL Y PRESENTACIÓN DE PANTALLA

MICROSOFT EXCEL 

Excel es un programa del tipo hoja de calculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadricula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos estadísticos.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

• Texto.
• Valores numéricos, fechas y datos horarios.
• Formulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.

Así mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de Excel, crear tablas, organizar datos, crear gráficos y demás.

Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Esta en una descripción general de la hoja de calculo de Excel, lo que nos encontraremos en el momento de abrir la hoja de calculo.

 

La Barra de Herramientas Estándar

  

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son verdaderamente estándar. Verá a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podría causar problemas.   

 La Barra de Formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato  funcionan como se espera.   

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.    

 

La Barra de Formulas

 

Para  ayudar a que la vida siga siendo confusa, el término Barra Fórmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como también para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.    

Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes: 

 La Barra de Estado

La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la ventana.  Se ve muy vacía la mayor parte del tiempo. Su función es de mantenerlo informado sobre que es lo que está sucediendo - y cual es el estado. 

La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que está sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las características especiales que han sido activadas.